Importação de XML – Nota Fiscal de Entrada
Transcrição do Vídeo:
Para importar um XML de uma nota fiscal de entrada, basta clicar no menu Faturamento e no botão “Importa XML de Notas Fiscais de Entrada”. Se você já possui um arquivo XML, basta clicar na pastinha para explorar dentro do seu computador, onde está o seu arquivo XML. Caso você não tenha um arquivo enviado pelo seu fornecedor, você pode usar a tela de manifesto destinatário para baixar o arquivo XML. Existe um outro vídeo explicando como usar a tela de manifesto destinatário para baixar arquivo XML. Com o seu arquivo dentro da pasta, dentro do destino previamente configurado dentro do sistema, você pode iniciar o cadastramento da sua nota fiscal.
Na parte de cima, ele irá mostrar os dados do seu fornecedor. E se o seu fornecedor já está cadastrado no sistema, ele irá apresentar a mensagem de “Fornecedor Encontrado”. Caso não esteja cadastrado, irá aparecer uma mensagem em vermelho indicando que o seu fornecedor não está cadastrado. Mas basta clicar em cima da mensagem, que ele irá cadastrar o seu fornecedor automaticamente. O próximo passo seria selecionar a condição de pagamento, clicando na lupa. Essa condição de pagamento serão os prazos no qual essa nota fiscal foi comprada. Existe um vídeo explicando como cadastrar condições de pagamento. Basta selecionar a condição de pagamento e clicar no botão do Ok. Essa condição de pagamento tem o objetivo de gerar os prazos para o seu contas a pagar.
O próximo passo seria selecionar o CFOP de conversão. No primeiro campo, você pode digitar o CFOP. Ou pode clicar na lupa e selecionar o CFOP pela descrição da operação, digitando aqui no campo em cima, de “Informação para Consulta”. Basta selecionar o CFOP e clicar no botão OK. A próxima mensagem irá perguntar se você deseja esse mesmo CFOP selecionado para todos os produtos dessa nota fiscal. Se todos os produtos irão participar da mesma operação fiscal, basta clicar no botão de confirmação. Se você não souber qual CFOP utilizar para a entrada da nota fiscal, basta consultar a sua contabilidade. O próximo campo seria o campo de “Depósito”, já vem pré-selecionado com o depósito principal. Se você tem mais de um depósito no sistema, no caso, uma separação de estoque, basta clicar na lupa e selecionar qual o outro estoque que você gostaria de movimentar com essa nota fiscal. Basta selecionar o estoque, no caso, o depósito, e clicar no botão OK.
A próxima parte é de preenchimento opcional. Porém, ele tem o objetivo de automatizar o cadastramento dos produtos com a entrada dessa nota fiscal. É possível cadastrar todos os seus produtos com essas informações abaixo e as informações que você preencheu aqui embaixo. Existe um outro vídeo explicando como realizar o cadastro de grupo, subgrupo e unidades de venda e compra. Para selecionar o grupo, subgrupo e unidade de venda, basta clicar nas lupas correspondentes de cada campo. Logo abaixo, tem o campo de “Alíquota”. “Alíquota” seria a porcentagem de ICMS que será gerado, esse produto ao vendê-lo. Se você não sabe a porcentagem, você pode consultar a sua contabilidade. Esses campos abaixo são a configuração padrão para cadastrar os produtos dentro da nota fiscal. Se você preenchê-los todos, é possível clicar no botão de “Cadastrar Produtos”. E assim o sistema irá cadastrar todos os produtos dessa nota fiscal de acordo com a descrição que vem na nota.
Caso você queira cadastrá-los individualmente, você precisa vir na aba “Produtos”. Nessa aba, o sistema irá mostrar as informações do produto exatamente como elas estão no arquivo XML. No “Código XML” será apresentado o código desse produto na nota fiscal. “Descrição XML” irá apresentar a descrição desse produto na sua nota fiscal. O “Valor Unitário”, a “Quantidade”, em qual “Unidade” ela está vindo. O “Código de Barras”, o “NCM”, e qual o CFOP que foi selecionado para essa operação pelo seu fornecedor. E o CFOP de conversão que foi selecionado por você na aba “Cabeçalho”. Caso você queira cadastrar esse produto, basta clicar no botão de “Adicionar Produto”. O sistema irá buscar as informações do seu arquivo XML. E as informações de grupo, subgrupo e unidade de venda, o sistema irá buscar da tela que foi previamente preenchida, no caso na aba “Cabeçalho”. Caso você queira alterar a descrição do produto, basta clicar no campo “Descrição” e realizar a alteração. Para quando cadastrar, para confirmar o cadastramento desse produto via nota fiscal, basta clicar no botão “Ok” e confirmar a mensagem de inclusão.
Caso esse produto já existe dentro do sistema, você pode fazer a busca através da descrição, da referência ou do código de barras. Caso você queira encontrar esse produto dentro do sistema, no caso se o produto já está cadastrado, você precisa puxar a barra um pouquinho para o lado e selecionar o produto no campo “Produto Conversão” e clicar na lupa. O sistema irá questionar de qual tipo de pesquisa você quer fazer para esse produto, se é pela descrição, referência ou código de barras. Eu vou selecionar “Descrição”. O sistema irá fazer a busca através da descrição ou de acordo com o tipo de pesquisa que você selecionou. Caso o produto não esteja cadastrado exatamente com a descrição que veio no arquivo XML, você pode tirar a parte da descrição ou da referência, na tentativa de encontrar esse produto dentro do sistema. Caso você encontre o produto cadastrado, basta selecioná-lo e clicar no botão “Ok”. Automaticamente o sistema irá criar um vínculo, esse produto do arquivo XML com o produto cadastrado dentro do sistema. O sistema irá aprender essa operação, e da próxima vez que você for dar uma entrada desse mesmo fornecedor em uma nota fiscal, ele irá já apresentar esse produto como vinculado, ou seja, como cadastrado dentro do sistema. O próximo passo seria selecionar qual unidade de compra que esse produto está chegando. Caso você precise fazer uma conversão. Se esse produto veio em uma caixa e você precisa que ele entre em uma unidade, basta na coluna “Unidade”, você clicar na lupa e selecionar qual unidade de compra. Se ele veio em uma caixa e você deseja converter para “Unidade”, basta selecionar a “Unidade”, clicar no campo “Ok”, no botão de “Ok”. O próximo passo seria preencher o campo “Conversor”. E aqui você digitaria quantas unidades vêm dentro da caixa. Caso você precise movimentar o seu estoque em unidade. Então, se dentro da caixa desse produto veio 10 unidades, eu preencho isso no campo “Conversor”, com o número 10. Assim, para cada caixa que veio dentro dessa nota fiscal, o sistema irá fazer o cálculo e multiplicar pela quantidade de unidades que veio dentro de cada caixa.
Após realizar essa operação em todos os produtos, você pode ir para a próxima aba de “Outras Informações”. A aba de “Outras Informações” vai mostrar as informações de contas a pagar relacionadas a essa nota fiscal. Com os vencimentos e valores de acordo com o que veio no XML. Se estiver tudo certo, é só clicar no botão de “Importar”. Pronto. Assim o sistema já deu entrada na sua nota fiscal via arquivo XML. A próxima tela que o sistema apresentará é a tela de atualização de preços. Aqui o sistema apresentará a lista com todos os produtos da nota fiscal. E ao selecionar um produto, logo abaixo irá aparecer o campo de “Tabela de Preço Comercial”. E aqui será apresentado, o custo atual desse produto, se ele já estava cadastrado, ele já vai apresentar o custo atual. Qual seria o custo novo, que seria atualizado com essa entrada. E se houve algum aumento ou alguma baixa em porcentagem em relação a esse custo. Ele vai mostrar também o preço praticado atual, que é o seu preço de venda, de acordo com cada tabela. Esse caso aqui existem três tabelas. Existe um outro vídeo explicando como cadastrar tabelas de preços. O preço praticado novo, que é um campo onde você tem a oportunidade de também alterar o seu preço de venda. Caso você queira fazer essa realização. E o “Markup”, no caso a porcentagem em relação ao seu preço de custo desse produto. Caso você queira alterar o “Markup”, basta clicar no campo de valor e fazer a alteração. Alterando o seu “Markup”, ele irá aumentar a porcentagem do seu preço de venda em cima do seu preço de custo. Após realizar a atualização de todos os preços, basta clicar no botão “Ok”. E confirmar a mensagem de atualização.
A próxima tela é da nota fiscal já com a entrada dentro do sistema. E o próximo passo seria gerar a cobrança, o seu contas a pagar. Para gerar a cobrança, basta clicar no botão “Cobrança” e confirmar a mensagem de geração. Selecionar a conta bancária em que será previsto para o pagamento dessa conta. Selecionar a conta, clicar no botão “Ok”. Existe um outro vídeo explicando como realizar o cadastro de uma conta bancária. Conta contábil. Em qual conta contábil essa nota fiscal entrará no seu plano de contas. Aqui já está selecionado “Despesas”, porque o sistema aprende após a entrada de nota fiscal o vínculo entre fornecedor e plano de contas. Caso já esteja tudo preenchido, basta clicar no botão “Ok”. E confirmar a mensagem de inclusão. Pronto. Assim o sistema gerou também, além da entrada da nota fiscal, o seu contas a pagar. Relacionado a essa entrada de nota fiscal. Após realizadas todas essas operações, basta clicar no botão “Sair”. E a sua nota fiscal já está com entrada completa dentro do sistema.
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